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关于做好学校90周年校庆档案资料收集归档工作的通知
发送部门:档案馆  发布日期: 2022-11-17

各学院(部)、各单位:

独秀九秩,盛世筑梦。学校建校90周年庆典系列活动取得圆满成功。为确保校庆资料全面、完整地存档,为学校留下宝贵的精神财富和历史记录,现将校庆档案资料收集归档工作通知如下:

一、归档内容

学校在校庆工作、活动中形成的具有保存价值的文件材料,包括文字、图表、声像、实物、数字化信息等不同形式、载体的材料。材料的归档范围(参阅附件1),主要包括:

(一)通知类:如公告、启事、方案、通知、会议日程等。

(二)讲话类:如上级领导、著名校友、学校领导在筹备会、动员会、庆典大会等重要会议上的讲话。

(三)信函类:邀请函、贺词、贺信等。

(四)捐赠类:捐赠者、捐赠内容、捐赠说明、捐赠统计等。

(五)协议类:活动中签订的合同、协定、协议书等。

(六)报道类:报纸、网络等主要媒体发布的宣传报道。

(七)声像类:活动产生的照片、录像等,含宣传片、宣传册、画册、庆典大会、文艺演出等。

(八)实物类:包括请柬、出席证、标识物、纪念品、礼品等。

(九)书籍类:校庆丛书、院史历程、校友回忆录等。

(十)展馆书画类:校史馆、书画、题词等,含文字、图片、讲解词、实物清单、设计创意等。

(十一)项目类:项目的说明、建设情况及相关资料等。

(十二)其他有保存价值的材料。

二、 归档要求

(一)提高归档意识。我校90周年校庆是学校重要和重大的庆典活动,资料非常珍贵。各学院(部)、各单位要高度重视并切实做好校庆档案归档工作,把档案工作纳入工作计划、纳入单位领导和工作人员的岗位职责、纳入年度考核目标,同部署、同检查、同总结、同验收。

(二)落实归档责任。按照“谁形成、谁归档”的要求,校庆资料产生在哪个部门,就由哪个部门收集整理,各学院(部)、各单位是档案收集整理的第一责任单位,不得随意保留,由学校统一归档、统一安排利用;校庆活动作为学校一项重大活动实行集中统一归档,校庆办负责材料归档的统筹协调工作,档案馆负责档案资料的汇总、指导、监督,并做好档案的收集、整理、接收入库。

(三)规范归档手续。材料移交归档时需打印移交目录一式两份,交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的,待重新修正后再办理移交手续。

(四)强化归档时间。2022年1130日前移交档案馆803室,办理移交手续时将归档材料移交目录的纸质和电子版同时移交,归档材料须齐全完整。

三、其他

在归档过程中,如遇到问题,请随时与校庆办、档案馆联系,校庆办负责统筹协调,档案馆提供业务咨询和技术指导。

联系方式:黄老师(校庆办 18677380605);曾老师(档案馆 8283205

 

     附件:1.90周年校庆相关文件和实物资料的归档参考范围与说明

           2.归档材料移交目录

 

校庆办

档案馆

 20221117

 

 

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